Как уничтожать документы правильно?

Финансовые документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

5 лет

Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора

Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Кредитные и заемные договоры; документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств

Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бухучет и отчетность

Бухгалтерская отчетность:

– сводная годовая (консолидированная)

Постоянно

Стр. 351, 352 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

– годовая

Постоянно

– квартальная

5 лет (если нет годовых – постоянно)

– месячная

1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)

Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности – постоянно

Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались в учете и для составления бухгалтерской отчетности

Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:
– кассовые документы и книги;
– банковские документы;
– корешки банковских чековых книжек;
– ордера, извещения банков и переводные требования;
– акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
– квитанции;
– накладные;
– авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет

Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Регистры бухучета

5 лет после отчетного года

Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

5 лет

Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о приеме выполненных работ:

– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора

Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

– по трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

– по остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Налоговый учет и отчетность

Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы)

4 года с даты последней записи

Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Книга покупок и дополнительные листы к ней

Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Книга продаж и дополнительные листы к ней

Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Журнал учета счетов-фактур

Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России

П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС

Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей

Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии

Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ

Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ

Налоговые регистры

5 лет

Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 лет

Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Книги учета доходов и расходов по УСН

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

6 лет

П. 3 ст. 89.2 НК

Страховые взносы

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

6 лет

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Расчет в ФСС, если организация отправляла его по ТКС

5 лет с момента принятия ФСС

Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

75 лет

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет

либо

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

1 год

Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним:

– по месту разработки или утверждения

Постоянно

Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

– в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные – 75 лет)

До востребования (невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)

Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Командировочные удостоверения

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 75 лет)

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о несчастных случаях на производстве

45 лет

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Документы по ККТ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

П. 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

5 лет после отчетного года

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ