Блог
Достаточно часто к нам обращаются руководители компаний для упорядочивания, сортировки и описи документов после увольнения главного бухгалтера.
А ведь такая работа должна была быть проделана бухгалтером до ухода!
Как правило, это происходит по причине того, когда руководители не знают, что они должны были приказом обязать уволившегося главного бухгалтера передать дела новому главному бухгалтеру и в результате несут дополнительные расходы на привлечение сторонней организации.
В настоящее время передача дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве.
Но,
для того, чтобы максимально исключить возможные негативные последствия, компания должна организовать передачу дел от «старого» главного бухгалтера к «новому» главному бухгалтеру.
При передаче дел рекомендуем сделать следующие шаги:
1. Ознакомить под роспись «нового» главного бухгалтера с должностной инструкцией.
Новому главному бухгалтеру необходимо чётко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.
2. Ознакомить «нового» главного бухгалтера с приказом о передаче дел.
В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела, лица, передающего дела, и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии.
3. Провести инвентаризацию имущества и обязательств организации.
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.
4. Проверить состояния учета и отчетности.
Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.
Безусловно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае рекомендуем проверить наличие первичных документов. Правильность заполнения реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно проверить выборочно.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
5. Произвести приемку – передачу документов от «старого» главного бухгалтера «новому» главному бухгалтеру.
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
Учредительные и регистрационные документы:
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность (если компания работает на ОСН):
Документы по инвентаризации:
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
Документы по учету основных средств:
Документы по учету товарно-материальных ценностей:
Документы по учету денежных средств:
Документы по учету труда и заработной платы:
Документы по расчетам с подотчетными лицами:
Документы по учету расчетов контрагентами:
Прочие документы:
6. Получить пояснения от «старого» главного бухгалтера.
Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.
7. Составить и подписать акт приема-передачи дел.
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме.
Таким образом, если организационные мероприятия, связанные с вступлением в должность нового главного бухгалтера будут реализованы в порядке, указанном выше, это позволит руководителю компании получить чёткое понимание о состоянии бухгалтерского, налогового и кадрового учёта. А также, при необходимости, своевременно принять правильные решения в случае, если при передаче дел выявлены нарушения, допущенные увольняющимся главным бухгалтером!
БЕРЕГИТЕ СВОЙ БИЗНЕС!
Департамент аутсорсинга и консалтинга
ПЕТРОВА Оксана Рифкатовна