Практические вопросы взаимодействия фонда целевого капитала с внешней бухгалтерией

Внешняя бухгалтерия, или аутсорсинг, - цивилизованная модель отношений по передаче организацией на основании договора, определенных видов учета другой организации - аутсорсеру, действующей в нужной области. В отличие от услуг и поддержки, имеющих разовый, эпизодический или случайный характер, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных учетных систем.

Организация делегирует функции финансовой службы в узко профилированную в данном сегменте бизнеса и заинтересованную в постоянном совершенствовании данных процессов компанию, что позволяет руководству сфокусироваться на развитии ключевых направлений.

Главным плюсом бухгалтерского аутсорсинга является экономия на расходах и высвобождение финансовых, трудовых и временных ресурсов. Аутсорсер всегда находится на связи и доступен по любому удобному каналу.

---

Расскажу о нашем опыте работы с фондом развития Музея имени М. А. Врубеля.

Когда было принято решение о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, мы в первую очередь заключили договор. Это один из самых важных моментов в данном вопросе. В нем есть некоторые особо значимые аспекты. Предмет договора должен быть составлен таким образом, чтобы у организации не возникли негативные последствия в процессе работы.

• Руководители фондов чаще всего не являются бухгалтерами. Для них сложны понятия бухучета, кадрового, налогового, статистического учета и т. д. По этой причине руководителям фондов в первую очередь важно определиться с компанией, которая будет нацелена на то, чтобы предоставить клиенту максимальную безопасность.

Несмотря на внешнюю видимую легкость ведения бухгалтерии фонда при двух-трех банковских операциях в месяц, она имеет свою специфику. Важно понимать состав форм отчетности, которую фонд обязан передавать внешним пользователям. В первую очередь в этом должна разобраться сама некоммерческая организация. В разных организациях разный состав отчетности. 

• Для того чтобы узнать, какие формы отчетности и в какие сроки обязана сдавать организация, можно обратиться в бухгалтерскую компанию за консультацией. Как правило, первые консультации для руководителей проводятся бесплатно.

Существует четыре вида учета:

1. бухгалтерский;
2. налоговый,
3. кадровый;
4. статистический. 

Все они будут присутствовать в любой некоммерческой организации. В разрезе каждого существует определенный состав отчетности, который необходимо рассматривать отдельно в каждом случае. На примере фонда развития Музея имени М. А. Врубеля отмечу, что в год общее количество отчетов доходит до тридцати.

Важно! Все необходимые виды учета должны быть обязательно перечислены в предмете договора с аутсорсинговой компанией. Если некоммерческая организация заключит договор на ведение бухгалтерского и налогового учета, то аутсорсинговая компания поймет, что кадровый и статистический учет организация ведет самостоятельно.

На практике бывают такие случаи, когда руководитель некоммерческой организации, не будучи бухгалтером, понимает под отчетностью, которая передается на аутсорсинг, абсолютно всю отчетность, не разделяя ее на виды. Это в корне неверно и в определенные моменты приводит к непониманию. 

К примеру, договором не предусмотрено, что аутсорсинговая компания сдает статистическую отчетность. Например, у фонда развития Музея имени М. А. Врубеля, это восемь отчетов в год. Бухгалтерская компания уверена, что данную отчетность организация сдает самостоятельно, организация же убеждена, что всю отчетность передала на аутсорсинг. 

• В итоге, статистическая отчетность не сдана. Ответственность за такое нарушение ложится на некоммерческую организацию и на должностное лицо, то есть на руководителя. Перевести ответственность в данном случае на аутсорсинговую компанию невозможно.

За несданную вовремя отчетность законодательством предусмотрена система штрафов. Так, непредставление респондентами субъектам официального статистического учета первичных статистических данных в установленном порядке или несвоевременное представление этих данных либо представление недостоверных первичных статистических данных влечет ответственность, предусмотренную ст. 13. 19 КоАП РФ: 

1. Если правонарушение совершено впервые, то налагается штрафна должностных лиц - от 10 до 20 тыс. руб.; на юридических лиц - от 20 до 70 тыс. руб.

2. Если правонарушение совершено повторно, то налагается штрафна должностных лиц - от 30 до 50 тыс. руб.; на юридических лиц - от 100 до 150 тыс. руб.

Как правильно составить договор?

• Итак, при передаче бухгалтерии на аутсорсинг в первую очередь нужно детально проработать предмет договора. Предварительная работа в данном случае поможет избежать нежелательных финансовых потерь.

• В договоре важно предусмотреть регламент работы. Нужно определить порядок документооборота, ведения бухгалтерского учета, сроки подготовки отчетов, перечень отчетов и т. д. Во всем должна быть система.

• Если аутсорсинговая компания предоставляет программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, то это также должно быть зафиксировано в договоре. Если этот пункт не предусмотрен, то некоммерческая организация должна будет сама предоставить нужные для ведения учета программы и, скорее всего, купить их за свой счет. Если это выяснится после заключения договора, то организация уже будет обязана предоставить программное обеспечение аутсорсеру и, соответственно, понести дополнительные финансовые расходы.

При переводе бухгалтерии на аутсорсинг некоммерческие организации стремятся снизить издержки. При неграмотном и невнимательном составлении договора организация, напротив, может понести еще большие финансовые потери.

Как происходит взаимодействие аутсорсинговой компании и фонда развития Музея имени М. А. Врубеля?

Стороны непосредственно контактируют не чаще одного раза в месяц, взаимодействуя удаленно. Управлением денежными средствами занимается руководитель фонда. Если фонду нужно провести платеж, то специалист аутсорсинговой компании оформляет платежное поручение, отправляет его по электронной почте руководителю фонда, который загружает его в интернет банк и имеет возможность оплаты. В конце каждого месяца сотрудник фонда получает выписку из онлайн-банка о совершенных операциях, систематизирует иные первичные бухгалтерские документы о всей хозяйственной деятельности и отправляет их по электронной почте специалисту аутсорсинговой компании.

Бухгалтер аутсорсинговой компании скачивает файл с банковской выпиской, загружает его в бухгалтерскую программу 1С. Это не ручные операции, а исключительно автоматические. Загруженные данные отображаются на определенных бухгалтерских счетах и регистрах. Затем бухгалтер сопоставляет загруженные данные с данными из выписки.

Это необходимо для подстраховки, ведь нельзя исключать технические сбои и в автоматизированных системах. По итогам каждого месяца бухгалтер обрабатывает полученные первичные бухгалтерские документы, оформляет бухгалтерские записи и в сроки, установленные законодательством, формирует отчетность для фонда и соответствующих инстанций.

Таким образом, работа выстроена в единую систему. В таком виде она не представляет особой сложности.

• Отмечу, что самое главное - это договориться на начальном этапе и составить грамотный и понятный сторонам договор. Важно также соблюдать установленный в договоре регламент совместной работы. Задача некоммерческой организации - вовремя предоставить необходимые. документы, задача аутсорсинговой бухгалтерской компании - проанализировать предоставленные документы, вовремя подготовить отчетность и сдать ее в соответствующие органы.

• Отмечу, что на сегодняшний момент нет ни одного нормативного акта, который бы регулировал бухгалтерский аутсорсинг. В настоящее время он начинает набирать обороты и становится популярным, поскольку передача внешним организациям бухгалтерской работы освобождает время и силы руководителей и дает им возможность в полной мере заниматься развитием своей организации.