А как Вы представляете документы в налоговую инспекцию?

В каком виде? В каком формате? 

Как заверять? 

Ответы на эти вопросы и подробные инструкции от налоговых экспертов

1. На бумаге или в электронном виде?

Немало вопросов у клиентов АКГ «ИнвестАудит» вызывают требования налоговиков представить различные документы в электронном виде.

Очевидно, что инспектор истребует документ в электронном виде для простоты и удобства его обработки (при помощи программных средств можно быстро найти нужную информацию, поставить фильтр и т.д.). Напротив, вручную анализировать многостраничный документ, в котором содержится огромное количество всевозможной информации (наименований объектов, суммовых выражений и пр.), например регистр бухгалтерского учета, очень трудоемкое занятие.

Однако, законность требования от налогоплательщика во время проверки предоставления документов в электронной форме вызывает больше вопросов, чем ответов. Дело в том, что в соответствии с пунктом 2 статьи 93 НК РФ истребуемые налоговым органом документы (информация) могут быть представлены налогоплательщиком:

• на бумажном носителе непосредственно в налоговый орган;
• направлены по почте заказным письмом;
• переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС).

Обязанности представить документы именно в электронной форме НК РФ не установлено.

При этом, в силу абзаца 3 пункта 2 статьи 93 НК РФ налогоплательщик вправе (именно вправе, но не обязан) направить в налоговый орган документы в электронной форме, если таковые составлены по установленным ФНС России форматам.

На сегодняшний день ФНС России установлены электронные форматы только некоторых документов:

• счетов-фактур, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книг покупок и книг продаж (утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@);
• товарных накладных (ТОРГ-12), актов приемки-сдачи работ (услуг) (утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);
• формат описи документов, которые направляются в инспекцию в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465).

Сам порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Итак, еще раз

Представление документов на электронных накопителях или по электронной почте НК РФ не предусмотрено (письмо Минфина России от 26.10.2011 № 03-02-07/1-375).

Согласно разъяснениям Министерства финансов Российской Федерации документы налогоплательщика, составленные в электронном виде, могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде только в том случае, если они составлены в соответствии с установленным форматом.

Данный вывод следует из писем Минфина России от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190. В указанных письмах также разъяснено, что если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Таким образом, у налогоплательщика нет обязанности, по требования налогового органа, представлять документы именно в электронном виде. Налогоплательщик вправе (то есть, если сам захочет) представить документы в электронном виде и то при условии, что такие документы соответствуют установленным форматам.

Поэтому, если у Вас нет цели облегчить задачу налогового инспектора в поиске нарушений, и Вы не хотите исполнять требование налогового инспектора о представлении документов в электронном виде, то можете передать соответствующий документ на бумажном носителе, предварительно заверив его надлежащим образом.

А если отказать в представлении документов в электронном виде по каким-либо объективным или субъективным причинам возможности нет, то задумайтесь о формате представляемого документа. Например, представление документа в формате Excel позволяет создавать необходимые выборки, фильтры и т.д., и соответственно, существенно упрощает работу инспекторов, в то время как формат PDF не дает подобных возможностей для облегчения работы проверяющих.

2. Как заверять: отдельный документ или прошивку?

По действующему законодательству (пункт 2 статьи 93 НК РФ) представление истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки документов производится на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Из указанной нормы следует, что НК РФ прямо не регулирует вопросы предоставления копий документов: заверение каждого отдельного листа копии документа либо прошивка многостраничного документа и заверение его в целом.

Эта неопределенность позволяла инспекторам требовать от налогоплательщиков представление документов, каждый лист которых должен был быть заверен, и отказывать в принятии документов, заверенных прошивкой.

Обосновывалось это требование, в том числе позицией Минфина России (письма от 11.05.2012 № 03-03-07/1-122, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549) и ФНС России (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459).

Также фискалы ссылались на положения пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), в соответствии с которым при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

• заверительная надпись «Верно»,
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Подобное требование вызывало у налогоплательщиков немало проблем, так как при предоставлении объемных документов либо их большого количества требовалось огромное количество времени для заверения по ГОСТу.

Но, сейчас Минфин России изменил свою позицию (письма от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142) и допускает возможность заверения прошивки документов, если этот документ многостраничный.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как каждого отдельного листа копии документа, так и в целом – при прошивке многостраничного документа.

При этом, финансовое ведомство указывает на следующие требования при прошивке многостраничного документа:

1. обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
2. исключить возможность механического разрушения (разбора) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
3. обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
4. осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

Также, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций Минфина России касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. Заверительная надпись опечатывается (при наличии печати) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы, дату их заверения.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

АКГ «ИнвестАудит» рекомендует своим клиентам использовать изложенную информацию при предоставлении документов в рамках налоговых проверок.